Die Finanzverwaltung hat ihre Anforderungen zur „steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben“ in einem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 überarbeitet und verschärft.
Grundlagen
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass können zu 70 % als Betriebsausgabe berücksichtigt werden, wenn sie betrieblich veranlasst und der Höhe nach angemessen sind. Die
Vorsteuer kann zu 100 % abgezogen werden.
Neben der Rechnung über die Bewirtung ist ein zusätzliches formloses Dokument (ein sog.
Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erforderlich, der Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung enthalten muss.
Was hat sich geändert?
An den umsatzsteuerlichen Mindestinhalten einer Bewirtungsrechnung hat sich nichts geändert. Ertragsteuerlich stellt die Finanzverwaltung jedoch verschärfte Anforderungen an die Inhalte einer Bewirtungsrechnung insbesondere zur Leistungsbeschreibung als auch zum Leistungszeitpunkt. Nähere Informationen dazu finden Sie im nachfolgenden Absatz.
Inhaltliche Anforderungen an die Bewirtungsrechnung:
Die Bewirtungsrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb),
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 €,
- Ausstellungsdatum,
- fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller
einmalig vergeben worden ist, dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen bis
250,00 €,
- Leistungsbeschreibung: Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Buchstaben, Zahlen oder Symbole genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch zulässig.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung): ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z.B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus. Diese Anforderung soll ausdrücklich auch für Kleinbetragsrechnungen gelten!
- Nettobetrag, Umsatzsteuer in Betrag und % und Bruttobetrag, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 € reicht der Gesamtbetrag mit Steuersatz,
- Name des Leistungsempfängers, dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 €.
Muster für eine Bewirtungsrechnung:
Konsequenzen bei fehlenden Angaben
Werden die ertragsteuerlichen Anforderungen nicht erfüllt, gewährt die Finanzverwaltung
keinen Betriebsausgabenabzug und kann möglicherweise in Folge dessen auch den Vorsteuerabzug versagen.
Was gilt ab 2023?
Ab 2023 werden die Anforderungen an die Bewirtungsrechnungen nochmals verschärft:
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.
Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde (siehe Muster der Bewirtungsrechnung). Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes
dargestellt werden.
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Mit freundlichen Grüßen
Ihre Dicks-Domin & Kollegen
Steuerberatungsgesellschaft mbH
