a) Anwendungsbereich
Die E-Rechnungs-Verordnung vom 13.10.2017 gilt für alle Rechnungen, mit denen über eine Lieferung oder eine sonstige Leistung bei öffentlichen Aufträgen abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden.
Ab 27.11.2020 besteht die Verpflichtung aller Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, die Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln.
b) Ausnahmen
Keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 EUR.
c) Elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument, wenn
- es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
- das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
d) Elektronische Rechnungsformate
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden.
Rechtlich zulässig sind Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus strukturiertem Format als auch aus Bilddaten bestehen (hybrides Format):
- Strukturierte Rechnungsformate: XRechnung, EDI, XML
- Hybride Datenformate: ZUGFerD, PDF/A
- Weitere zulässige Formate: alle Datenaustauschformate, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm (Europäische Normungsorganisation CEN) erfüllen.
Ausgenommen sind folgende Formate:
- Reine Bilddateien,
- Reines PDF ohne strukturierte Daten
- Oder eingescannte Papierrechnungen
Dies sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie.
e) Übertragungs- und Empfangswege:
E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download.
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Abs. 2 des Onlinezugangsgesetzes zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 des Onlinezugangsgesetzes registriert.
f) Weitere Voraussetzungen
Bitte beachten Sie die besonderen Voraussetzungen beim Vorsteuerabzug und bei der Aufbewahrung.
Haben Sie keine Möglichkeit, Ihre Rechnungen in den geforderten Formaten zu übermitteln? Das Online-Portal DATEV SmartTransfer kann Sie hier unterstützen. Über das Portal können Ihre Geschäftsdokumente aus den unterschiedlichen Vorsystemen versendet und jeweils im Wunschdatenformat des Geschäftspartners übertragen werden. Nähere Informationen finden Sie über diesen DATEV-Link.
Selbstverständlich können Sie sich bei Fragen gern mit uns in Verbindung setzen.
Ihre Dicks-Domin & Kollegen
Steuerberatungsgesellschaft mbH
