Elektronisches Mitteilungsverfahren der Finanzämter ab 01.01.2025
Seit 01.01.2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren der Finanzämter zur Meldung elektronischer Kassensysteme zur Verfügung.
Die gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme wurde bereits im Jahr 2020 eingeführt (Kassengesetz), allerdings durfte bislang von der Meldung abgesehen werden, weil es bisher nicht möglich war, die Daten elektronisch zu übermitteln.
Meldepflicht
Ziel der Mitteilungspflicht ist es, der Finanzbehörde die Anzahl und die Arten der genutzten elektronischen Kassensysteme mitzuteilen. Die Finanzbehörde verschafft sich dadurch einen Überblick über die im Unternehmen zur Verfügung stehenden Kassensysteme.
Diese Möglichkeit besteht nun seit 01.01.2025. Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein Elster“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.
Unser Softwareanbieter DATEV bietet ebenfalls eine Lösung zur Abgabe der Kassenmeldung.
Bestandteile der Meldung
In einem umfangreichen Datensatz sind der Finanzbehörde Angaben zum Unternehmen, der Betriebsstätte, dem Datenübermittler und zu allen zur Verfügung stehenden Kassensysteme inklusive aller TSEs zu melden.
Wichtig!
Die Meldung muss immer für eine Betriebsstätte erfolgen.
Es müssen immer alle Daten zu einer Betriebsstätte gemeldet werden.
Welche Ereignisse lösen eine Meldepflicht aus?
Es gibt keine offizielle abschließende Aufzählung, welche Ereignisse im Unternehmen eine erneute Meldung bzw. Meldungen auslösen.
Anbei erhalten Sie einige Beispiele:
• Eine Betriebsstätte wird initial angemeldet.
• Eine Betriebsstätte wird abgemeldet.
• Ein Kassensystem wird von Betriebsstätte A nach Betriebsstätte B umgesetzt.
• Es werden TSEs ausgetauscht.
• Ein Kassenhändler stellt eine Leihkasse zur Verfügung.
• Eine Kasse wird repariert.
• In der Betriebsstätte wird eine Leih-TSE eingesetzt
• Die Kasse wie außer Betrieb genommen.
Wann ist die Meldung durchzuführen?
Vor dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
Hinweis
Müssen nach erfolgreicher Implementierung der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ab 2025 alle Daten rückwirkend ab 01.01.2020 mitgeteilt werden?
Am 01.07.2025 nicht mehr vorhandene Systeme fallen nicht unter die Mitteilungspflicht des § 146a Absatz 4 AO. Relevant sind die aktuellen Systeme zum Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit. Hierzu gehören jedoch auch die Daten nach § 146a Absatz 4 Satz 1 Nummer 7 AO (Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems).
Ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommener elektronischer Aufzeichnungssysteme. Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.
Bei Leasing- oder Leihgeräten tritt an Stelle des Anschaffungsdatums:
• das Datum des Leasingbeginns,
• der Beginn des Leihvertrags,
• der Beginn der Zurverfügungstellung
Bei kurzfristigen Leihgeräten gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing oder Miete. Insbesondere in diesen Fällen ist auf die Mitteilungspflicht zu achten!
Unter den Begriff „Außerbetriebnahme“ fallen auch:
• der Untergang oder
• das Abhandenkommen
des Kassensystems.
Weitere wichtige Informationen
Was ist unter „Art der TSE“ zu verstehen?
Diese Angabe setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der TSE zusammen. Beide Angaben sollten Sie bei Ihrem Kassenanbieter erfragen.
Betriebsstätten im Meldeverfahren
Sollte ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten unterhalten, hat die Abgabe der Mitteilung getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen.
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
Die Anzahl der insgesamt eingesetzten Kassensysteme je Betriebsstätte ist zu übermitteln. Dabei muss jedes einzelne verwendete Kassensystem in jeder Mitteilung zu den jeweiligen Betriebsstätten aufgeführt sein.
Sollte es sich um ein Verbundsystem handeln, in dem mehrere Kassen über eine TSE verbunden sind, ist jedes einzelne Kassensystem dem Finanzamt mitzuteilen.
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Seriennummer Ihres Kassensystems ist herstellabhängig und hat keine Verbindung zur Seriennummer der TSE oder der Zertifizierungs-ID.
Diese Seriennummer muss das jeweilige Kassensystem eindeutig identifizierbar.
Diese Angabe sollten Sie ggf. bei Ihrem Kassenanbieter erfragen.
Praxistipp
Es ist ratsam, die benötigten Informationen und Daten zusammenzustellen, damit diese möglichst bald übermittelt werden können. Insbesondere müssen Sie evtl. die Seriennummern der TSE und des Kassensystems bei Ihrem Kassenanbieter erfragen. Oftmals sind diese Angaben direkt in den Systemeinstellungen Ihres Kassensystems einsehbar und kopierbar.
Erfragen Sie von Ihrem Kassenhändler bzw. -hersteller die relevanten Kassen- und TSE-spezifischen Meldedaten.
Erfragen Sie von Ihrem Steuerberater – falls nicht vorhanden – die relevanten Unternehmens- und Betriebsstättendaten.
Treffen Sie mit Ihrem Steuerberater die Entscheidung, ob Sie selbst melden oder der Steuerberater als Auftragnehmer das Melden übernimmt.
Definieren Sie für Ihr Unternehmen interne standardisierte Meldeprozesse.
Wer hat die Mitteilung zu machen?
Grundsätzlich ist das Unternehmen (Steuerpflichtiger) für die Meldung verantwortlich.
Hierfür steht das Programm „Mein ELSTER“ zur Verfügung.
Das Unternehmen kann die Durchführung der Mitteilung aber auch durch eine bevollmächtigte Person (z.B. Steuerberater) erledigen lassen.
Wir übermitteln gern für Sie die notwendigen Daten an das Finanzamt.
Bitte erteilen Sie uns dazu einen gesonderten Auftrag und:
Variante 1: Ihre Kasse kann eine Datei mit den relevanten Daten ausgeben, die Sie uns zusenden (bitte wenden Sie sich ggf. dazu an Ihren Kassenhersteller);
Variante 2: Lassen Sie uns das beigefügte Datenblatt ausgefüllt zukommen.
Wir werden anschließend die Übermittlung für Sie übernehmen.
Die Abrechnung unserer Tätigkeit erfolgt nach Zeitaufwand mit einem Stundensatz von 90,00 EUR zuzüglich der gesetzlich gültigen Umsatzsteuer.
Ausfüllanleitung . Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)
Diese Ausfüllanleitung dient lediglich Ihrer Vorbereitung für die Erfassung der mitteilungspflichtigen Daten für elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 1 Abgabenordnung (AO) i.V.m. § 1 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 KassenSichV) im Sinne des § 146a Absatz 4 AO im Elster-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“.
Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO kann seit 01.01.2025 auf www.elster.de erfasst und übermittelt werden. Die hier aufgeführte Ausfüllanleitung ist ausschließlich für Ihre eigenen Unterlagen bestimmt und stellt kein offizielles Formular dar. Bitte senden Sie diese Ausfüllanleitung nicht an Ihr zuständiges Finanzamt.
Bei ordnungsgemäßer Umsetzung der jeweiligen Schnittstelle können einige erforderliche Informationen aus dem Datenexport nach der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) bzw. der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für EUTaxameter und Wegstreckenzähler“ (DSFinV-TW) entnommen werden.
Den Datenexport erhalten Sie über die einheitliche digitale Schnittstelle Ihres elektronischen Aufzeichnungs-systems. Die Beschreibung des Datenexportes ergibt sich aus dem Handbuch/der Onlinehilfe Ihres elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Fundorte in den Datenexporten sind in den Erläuterungen zu den betreffenden Datenfeldern aufgeführt.
Die in der Ausfüllanleitung angesprochenen Datenfelder entsprechen den Ansichten im Portal:
„Mein ELSTER“ (www.elster.de).
Zur Abgabe des Formulars ist ein ELSTER-Benutzerkonto notwendig. Informationen zur Registrierung für ein Benutzerkonto finden Sie hier:
https://www.elster.de/eportal/registrierungauswahl.
Die Ausführungen in dieser Ausfüllanleitung beziehen sich auf die Übermittlung per ELSTER, sie gelten entsprechend bei einer Übermittlung auf anderem Weg, z.B. über eine Software unter Benutzung der Elster Rich Client (ERiC)-Schnittstelle. Eine wirksame Übermittlung ist ausschließlich elektronisch über das bereit gestellte ELSTER-Formular oder die ERiCSchnittstelle möglich.
Das Formular ist in ELSTER unter Formulare & Leistungen „Alle Formulare > Sonstige Formulare > „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssystem (§ 146a Absatz 4 AO)“ aufrufbar.
FAQs zum Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO sind unter nachfolgendem Link veröffentlicht: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html
